Agent immobilier, cafetier, hôtelier, commerçant, artisan, entreprise… Si vous n’êtes pas propriétaire de votre local d’activité, vous le louez. Comme pour les particuliers, il existe un document qui encadre la location des lieux : le bail commercial. Un document à rédiger et à lire avec attention. Le point complet.
Lorsqu’un professionnel immatriculé au registre du commerce et des sociétés, quel que soit son statut ou son activité, souhaite occuper un local, dont il n’est pas le propriétaire, il doit signer un bail commercial. Ce document est déterminant puisqu’il constitue un engagement d’au-moins neuf ans, sans que le propriétaire ne puisse, sauf exceptions et indemnités conséquentes, demander au locataire de partir. Il peut être prévu une clause de renouvellement du bail au terme. De même, la durée peut être plus courte (il faut un accord dérogatoire) ou plus longue sans être illimitée. Ce qui permet au professionnel d’installer son activité dans la durée et fidéliser sa clientèle. D’ailleurs, le bail commercial constitue l’un des éléments clés de ce que l’on appelle le fonds de commerce.
Les points de vigilance
Contrairement à celui pour une habitation louée, le bail commercial n’a pas de formalisme prérequis. Il peut donc se conclure à l’oral : à éviter. Mieux vaut opter pour un acte écrit et signé par chacune des parties. En cas de conflit ou de litige, il leur est opposable. Ce qui implique d’avoir inscrit tous les éléments nécessaires et utiles. Chaque situation est particulière, chaque accord porte donc sur des éléments spécifiques au contexte, comme la possibilité de sous-louer ou de procéder à certains usages spécifiques. Pour autant, et parce qu’il faut essayer de penser à un maximum de choses, il est prudent de faire appel à un professionnel : un notaire ou un avocat. Dans tous les cas, il ne faut pas accepter telle qu’elle la rédaction qui serait soumise par le propriétaire-bailleur.
Avant de signer le contrat de bail commercial, deux aspects particuliers doivent être contrôlés. D’un côté, il y a la vérification que l’administration référence bien les lieux comme étant dédiés à une activité commerciale, soit spécifiquement – ce qui peut empêcher ou encourager l’implantation d’une activité -, soit de manière très large – ce qui permet toute activité sans contrainte majeure. D’un autre côté, il y a la présence d’un diagnostic récent sur les risques naturels et technologiques. Il s’y ajoute l’obligation d’indiquer si les sols sont pollués. De même, le propriétaire doit porter à la connaissance du futur locataire les sinistres qui ont lieu précédemment et de quelle nature.
Le montant du loyer et le pas-de-porte
Pour ce qui concerne le locataire, la principale obligation est de payer un loyer, chaque mois ou trimestre. Là encore, à la différence d’un bail pour un particulier, il n’y a pas d’encadrement des loyers initiaux. Le montant est librement fixé entre les parties. Par la suite, il pourra être révisé au maximum selon l’évolution de l’indice trimestriel des loyers commerciaux, et ce tous les trois ans.
En plus, le propriétaire peut demander un complément de loyer ou une indemnité d’entrée dans les lieux : le pas-de-porte. Pour cela, le local doit avoir été vacant. Il est dû si une clause l’évoque dans le bail commercial. Mais attention au terme employé. Seule l’inscription “complément de loyer” permet au locataire de déduire de ses bénéfices une part du montant demandé. Cette part est au minimum égale à 1/9e, soit la durée minimale du bail. En cas de cession du fonds de commerce, le repreneur peut être amené à payer au cédant la part du pas-de-porte restant à “amortir” sur les profits à réaliser.
La répartition des charges entre le locataire et le propriétaire-bailleur
Parmi les éléments sources de litige, les charges occupent une place de choix. Pour éviter que les relations locataire-propriétaire ne s’enveniment rapidement, autant tout expliciter dans le bail commercial. La bonne pratique consiste à réaliser un inventaire précis de toutes les charges y compris les impôts, les taxes et autre redevance. Pour cela, le propriétaire-bailleur doit présenter les justificatifs tels les derniers avis. Sur cette base, une négociation peut se porter sur la répartition entre locataire et bailleur.
Dans le cas où le lieu de la location accueille plusieurs locataires, les charges en lien avec l’entretien ou la rénovation des locaux doit être répartie entre tous les locataires et le propriétaire de façon équitable. De même, pendant la durée du bail, en cas de nouvelle charge ou d’une nouvelle répartition, le propriétaire s’engage à informer le ou les locataires du changement. D’ailleurs, chaque année, il doit transmettre un état récapitulatif des charges avec une éventuelle demande de régularisation, si les sommes déjà versées ne couvrent pas la totalité de ce qui est dû.
Les charges exclusives du bailleur et du locataire
Toutes les charges ne se répartissent pas entre les parties. Une part est assumée par le bailleur et l’autre par le locataire. Pour le premier, cela correspond aux frais d’entretien et de réparation du bâti (mur, clôture, toit, charpente…), à la remise aux normes des locaux, à la CFE et CVAE applicables au propriétaire, aux impôts et taxes des parties vacantes, ainsi que les remises aux normes et gros travaux. Pour le second, il s’agit de l’eau, de l’électricité, du gaz, des réparations courantes (peintures, moquette, chauffage, sanitaires…), des taxes telles que la taxe foncière ou les ordures ménagères, notamment.
Le bail commercial peut prévoir le versement d’une caution non soumise à la TVA. Elle est restituée au terme du bail. Comme pour une location d’habitation, elle sert à couvrir des dépenses non réglées par le locataire ou la remise en état des locaux par manque d’entretien. D’où l’importance de remplir un état des lieux au moment de s’installer dans les locaux, et à la sortie. Ce document n’est pas obligatoire. En son absence, au moment de prendre possession des lieux, il n’est pas à établir à la restitution des locaux. Ce qui enlève la possibilité de conserver la caution pour les cas liés à un état des lieux.
La résiliation ou le renouvellement du bail commercial
Le bail commercial peut être résilié, soit à l’initiative du locataire au terme de la 3e, 6e et 9e année de la location, soit au moyen d’un accord entre les parties. Il existe aussi des cas exceptionnels qui peuvent aboutir à la résiliation anticipée : non-paiement du loyer si une clause le prévoit ou une décision de justice. Au terme de la durée du bail, le propriétaire-bailleur peut ne pas reconduire la location. Pour autant, le locataire dispose d’un droit au renouvellement. D’ailleurs, il y a une tacite reconduction. Si le propriétaire souhaite mettre fin au bail, il avertit le locataire, au moins six mois avant le terme, et lui verse une indemnité d’éviction pour le dédommager.
