La location de bureaux peut entraîner la signature d’un bail commercial. A ce titre, il existe plusieurs particularités que l’on ne retrouve pas avec un commerce ou un local artisanal. Explications sur le bail commercial à usage de bureaux.
Dès lors qu’une entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS), elle peut conclure un bail commercial. Cela vaut aussi pour les professions réglementées comme les avocats, les médecins, les experts-comptables, ou les professions non réglementées comme les consultants. Dans tous les cas, le cadre réglementaire d’un bail commercial s’applique, même s’il ne s’agit pas d’une activité commerciale, hôtelière ou artisanale. Par exemple, les lieux visés doivent être bel et bien affectés administrativement à une occupation par des bureaux. D’ailleurs, il faut faire attention aux activités telles que la formation ou l’organisation de conférence. Si l’accueil du public, hors clients habituels, n’est pas prévu, il s’agit d’un changement de destination des lieux. Ce qui peut remettre en cause le bail. Aussi, mieux vaut prévoir une clause pour permettre une extension d’activité le moment venu et avoir obtenu l’accord du service de l’urbanisme de la ville, si le bailleur ne dispose pas du bon agrément d’usage pour les locaux.
De même, il faut être très vigilant sur les charges appliquées par le bailleur : contrairement à un bail d’habitation, il n’y a pas de charges à recouvrer spécifiques. “C’est la liberté contractuelle absolue avec seulement quelques limites posées par la loi PINEL du 18 juin 2014”, avertit Arnaud Duffour, avocat associé chez DMS avocats. Impôts fonciers comme frais de copropriété, entretiens, travaux de mise aux normes, prime d’assurance, payés par le bailleur peuvent être facturés au titre des charges au locataire avec perception de la TVA. Pour éviter toute mauvaise surprise, les clauses de charges du bail commercial énumèrent la totalité des dépenses facturées. Cette liste est négociable. Et tous ces points s’appliquent quelle que soit la nature de l’activité.
La durée minimale de location de bureau
Le bail commercial pour la location de bureaux suit toutefois un régime d’exception, qui a été révisé en juin 2014 par la loi Pinel. Ainsi, si le principe de base repose sur un engagement de neufs ans minimums, avec la possibilité pour le locataire de partir tous les trois ans jusqu’au terme du bail, la loi ne permet pas au bailleur d’imposer une période minimale d’engagement ferme. “Cette règle ne s’applique pas aux bureaux, rappelle DMS avocats. La conclusion de baux d’une durée ferme de 6 ans, 9 ans, reste possible.” Ce point est important pour une entreprise qui connaît un fort développement. Si elle vient à être trop à l’étroit ou au contraire dispose de trop d’espace, elle risque de rester bloquée dans les lieux jusqu’à la fin de la période convenue.
Pour éviter une telle issue, plusieurs clauses peuvent être ajoutées au bail commercial. La première va concerner la mise en place d’un droit de préférence en cas de libération d’espace par un autre locataire de l’immeuble. La seconde va porter sur la possibilité de restituer une partie de l’espace loué (surface, condition de remise…). Si ces deux clauses ne sont pas possibles, une troisième peut avoir sens : obtenir un droit à la sous-location. “C’est particulièrement adapté pour une holding qui loue les lieux et qui va ainsi pouvoir y loger ses filiales, illustre Arnaud Duffour. Ce qui permet de prendre plus d’espace que l’on en a besoin.” Attention : des bailleurs peuvent limiter aux filiales ou accepter toute entreprise en limitant la surface que pourrait obtenir ce sous-locataire. Et pour rappel, la loi impose que le loyer du sous-locataire ne dépasse pas le loyer payé par le locataire. En cas d’excédent, ce dernier doit être versé au bailleur.
Le montant du préjudice en cas de non renouvellement du bail
Pour les bureaux, comme pour toute autre activité, à la fin du bail, le bailleur garde la possibilité de conserver le locataire ou de l’évincer. “A ce titre, il est débiteur de ce qu’on appelle une indemnité d’éviction, souligne l’expert. Cette indemnisation du préjudice se calcule notamment en fonction de la possibilité de déplacer ou non l’activité et l’impact sur la clientèle. Pour un commerce, le montant peut être important, il l’est moins pour les bureaux.” L’activité de bureau ne peut faire l’objet que d’une indemnité de déplacement car la notion de clientèle n’existe pas. Les lieux n’étants pas, par principe, ouverts au public, leur adresse n’a que peu d’importance sur l’activité. Toutefois, la question se pose pour les banques ou les agences immobilières. Et elle reste sans réponse définitive : “En matière de renouvellement de bail commercial ou d’éviction, la jurisprudence assimile aujourd’hui les banques, les agences immobilières et les agences de voyage à des bureaux”, remarque Arnaud Duffour. Autrement dit, dans ces cas particuliers, la justice accorde parfois une indemnité importante, et d’autres fois une indemnité faible.
La valeur d’un loyer en cas de renouvellement de bail
Lorsque le bail est reconduit, le loyer ne peut pas être revalorisé au-delà de la progression de l’indice des loyers commerciaux et activités tertiaires. Là encore, les bureaux font exception : “le loyer de renouvellement est nécessairement revalorisé à la valeur locative, annonce l’avocat. Celle-ci est, faute d’accord entre les parties, déterminée par le juge des loyers.” Ainsi le bailleur peut fixer le nouveau loyer à un montant plus élevé que le précédent, si la valeur locative convient également au locataire. En cas de litige, c’est donc le juge des loyers qui tranche sur ce montant. Selon sa décision, la hausse pourra être, ou non, supérieure à l’indice de référence.
En cas de vente du local par le bailleur, les occupants bénéficient d’un droit de préemption, qui leur permet d’être prioritaire pour acheter. Mais pour les bureaux, ce droit n’est pas acquis automatiquement, contrairement à un local commercial ou artisanal. Aussi, il faut négocier une clause spécifique dans le bail commercial qui va encadrer les modalités d’application de ce droit de préférence. Cet ajout n’enlève pas ni n’ajoute de valeur au loyer à payer.
Les droits à l’image
Un point de vigilance doit être porté par les entreprises qui communiquent sur les réseaux sociaux. “Il n’est pas inutile d’obtenir dans le bail commercial l’autorisation d’utiliser l’image du bâtiment, conseille Arnaud Duffour. Le bien appartient au bailleur, ce dernier peut vouloir maîtriser l’usage de l’image de l’immeuble ou des parties de l’immeuble.” Cette situation n’est pas liée à l’architecte, qui peut dans certains cas, avoir lui aussi mis en place une procédure de droits à l’image pour un bâtiment ou un intérieur atypique. Dernière précaution : elle concerne les parkings. Mieux vaut les inclure dans le bail, ainsi il n’y a pas de risque de voir leur nombre diminuer par la suite. En tout cas, cela évite de signer un second bail.
