Immobilier de bureau : l’art de bien rédiger son cahier des charges

Immobilier de bureau : l’art de bien rédiger son cahier des charges
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Quelle que soit la période, mais encore plus quand l’offre se fait rare, la recherche de locaux d’entreprise est tout sauf un long fleuve tranquille. Pour bien aborder le sujet et éviter les désillusions, mieux vaut prendre un temps de réflexion pour recueillir les besoins de l’entreprise dans un cahier des charges. “C’est la description d’un monde un peu idéal qu’il faut rapidement confronter à la réalité du marché de l’immobilier d’entreprise et savoir l’adapter”, avertissent Grégoire Palluy et Guillaume Genessey du cabinet indépendant en conseil immobilier, Tusker. La bonne démarche peut être de le rédiger bien en amont d’une nécessité inévitable de déménager. Et comme actuellement, l’offre est tendue, un départ en cours de bail n’est pas forcément un obstacle. Ainsi, en ayant enlevé la pression de trouver rapidement de nouveaux locaux, car le renouvellement du bail approche, l’entreprise optimise son organisation.

 

Un questionnaire sur les besoins

Le premier effet de la rédaction d’un cahier des charges peut être, non pas un changement de lieu, mais un réaménagement qui tienne compte des évolutions de l’entreprise et des aspirations des salariés : ajout de mobilier, plante, espace de repos, etc. En effet, c’est l’occasion de repenser les modes de travail, ce qui fonctionne, ce qui ne convient pas ou plus. Pour y parvenir, la direction peut s’appuyer sur un questionnaire pour passer en revue toutes les raisons de changer de lieu ou de rester, et tous les éléments à faire évoluer quelle que soit la décision. Parmi les questions à se poser : Qui déménage ? Pour quelles raisons : géographiques, sociales, financières, développement de l’entreprise… ? Dans quel délai ? Quelles contraintes ? Puis, viennent les besoins immédiats, les besoins futurs, et les besoins complémentaires qui ne sont pas nécessaires et cruciaux, mais un atout précieux pour être attractif. Et enfin, il y a les questionnements sur les modes de travail de l’entreprise en lien avec son activité : faut-il plus ou moins de salle de réunions, de petits box de travail, etc.

 

Pouvoir se projeter à plus de trois ans

Le premier point à traiter est la question du nombre de salariés”, estiment les spécialistes de Tusker. En répondant à cette question, il devient alors très facile de déterminer le besoin en superficie, un aspect déterminant dans la recherche. En réalité, “dans un contexte économique incertain, c’est très difficile de se projeter sur un horizon de trois ans, qui est la durée minimale d’un bail commercial, poursuivent-ils. Or, il faut éviter la situation où un an après l’installation, le lieu est trop petit parce que la croissance n’a pas été anticipée.” Un document peut aider à établir une projection de la masse salariale à trois ans : le plan stratégique. Il porte au minimum sur une période de deux ans, mais souvent plus. Il constitue donc un élément clé pour répondre à la question sur la projection des effectifs. Dans les paramètres à prendre compte également, il y a le “home office” et les salariés présents chez le client. “De plus en plus, les bureaux deviennent partagés, relèvent les experts. Il y a un besoin de bureaux fixes inférieur au nombre de personnes dans l’entreprise. Ce qui permet de réduire aussi les mètres carrés nécessaire”.

 

Les points essentiels et accessoires du cahier des charges

La question du nombre de salariés et de poste de travail réglée, deux autres points essentiels sont à traiter : le budget pouvant être alloué pour le nouveau local et la localisation possible. Pour le premier point, la direction financière sait facilement établir ce que coûtent les locaux actuels et ce qu’il serait supportable par la suite, en prévision du développement de l’activité. Il est important de ne pas se limiter au seul loyer, mais d’inclure le coup de l’aménagement des nouveaux locaux et celui du déménagement qui comprend le transport des affaires et leur installation, mais aussi le temps où les salariés ne pourront pas travailler. Pour le second, il convient de consulter les salariés. Si l’entreprise choisit un emplacement qui complique plus qu’il ne facilite le temps de transports, il faut s’attendre à des départs avant l’arrivée dans les nouveaux locaux ou quelques semaines après l’installation.

D’autres sujets peuvent être traités autour de l’aménagement et le confort à prévoir. Bien sûr, il faut aussi penser à la restauration pour les repas. Ainsi, il pourra être recherché un restaurant d’entreprise dans les locaux ou à proximité. A défaut, il convient d’ajouter des zones où les salariés pourront se restaurer avec les repas achetés à l’extérieur ou ramenés de chez eux. Pour toutes ces questions, il peut être intéressant là aussi de consulter les salariés, non seulement pour récolter leurs attentes, mais aussi détecter des marges de manœuvres. Car le cahier des charges ne va pas du tout vous servir pour contraindre le prochain bailleur. Sauf s’il est en recherche de locataire, ce dernier ne va pas regarder le document. Et une fois le bail signé, il ne lui est pas non plus opposable. C’est avant toute chose un outil interne et de cohésion pour retenir les meilleurs talents et attirer les jeunes générations d’actifs.

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